ORGANISASI PERKANTORAN
Dalam pembahasan kali ini akan menguraikan
sedikit mengenai organisasi perkantoran yang meliputi pengertian organisasi
perkantoran, prinsip organisasi perkantoran, struktur organisasi perkantoran,
manajemen perkantoran, personel kantor, dan lain-lain.
Dari banyaknya pengertian mengenai
organisasi kantor, maka saya akan berpendapat sendiri bahwa organisasi
kantor adalah suatu system kerja di dalamnya terdapat banyak orang yang
terbentuk dalam satu kelompok demi mencapai tujuan yang diinginkan serta
memilki kantor sebagai tempat menjalankan kerjanya baik tempat itu kecil
ataupun besar.
Setelah menjelaskan mengenai pengertian
organisasi kantor, maka akan dijelaskan sedikit tentang prinsip organisasi
perkantoran. Dari beberapa pendapat mengenai macam-macam prinsip yang ada pada
organisasi perkantoran memiliki enam prinsip:
1. Spesialisasi pekerjaan, yakni penempatan karyawan kantor berdasarkan spesialisasi atau
keahlian yang dimilikinya. Contoh Budi adalah karyawan yang memiliki keahlian pembukuan,
maka dia harus ditempatkan pada bidang keuangan.
2. Departementalisasi, yakni pengelompokan pekerjaan yang sama dalam suatu departemen. Jadi
setelah di lakukan spesialisasi pekerjaan maka akan di lakukan
departementalisasi dengan tujuan menyusutkan pekerjaan. Contoh. PT. Roda Mas
memiliki karyawan yang bekerja di bidang pembukuan, di bidang pencatatan
pengeluaran dan pemasukan, bidang hutang piutang. Maka dari banyaknya bidang
bidang akan disusutkan menjadi satu devisi yakni definisi keuangan.
3. Rantai komando, yakni memperjelaskan mengenai tanggung jawab dan wewenang yang
dilakukan, baik bagi karyawan atau atasan. Contoh. Seorang karyawan di bidang
penjualan harus bertanggung jawab dan berkonsultasi kepada atasannya yakni
departemen pemasaran.
4. Rentang pengawasan, yakni seorang manajer memiliki wewenang untuk mengawasi bawahan secara
efektif dan efisien. Contoh. Manajer di
bagian Departemen keuangan harus bisa mengawasi bawahannya yang bekerja di
bidang pembukuan, pengeluaran dan pemasukan , dan hurang piutang perusahaan.
5. Dll.
Strukur organisasi dalam prusahaan atau
perkantoran merupakan hal yang sangat penting, karena di dalamnya terdapat
pembagian tugas dan wewenang baik atasan maupun bawahan, dengan tujuan akan
tidak terjadi tumpang tindih wewenang dan tanggung jawab.
Dalam perusahaan banyak sekali bentuk
struktur yang dipakai, tapi pada umumnya yang dipakai adalah struktur lini,
struktur lini staf, struktur produk, struktur wilayah.
1. Struktur lini, struktur sederhana, biasanya terdiri dari satu direktur dan beberapa
karyawan
2. Struktur lini staf, perkembangan dari struktur lini, disini direktur presiden sudah
membentuk beberapa direktur keuangan, pemasaran, dan produksi. Dari tugas tiga
direktur sudah memiliki wewenang dan tanggung jawab sendiri, seperti direktur
produksi, mereka hanya memegang bagian produksi barang atau jasa, dia tidak
ikut serta dalam hal pemasaran atau keuangan.
3. Struktur produk, di struktur ini direktur president sudah membentuk direktur berdasarkan
produk yang ada. Misalnya dalam perusahaan terdapat tiga produk, maka setiap
produk itu sudah memiliki direktur, dan direktur itu sendiri membentuk bagian
pemasaran, keuangan, dan produksi. Jadi setiap direktur produk masing-masing
sudah memilki bagian pemasaran, keuangan dan produksi.
4. Struktur wilayah, disini sudah termasuk struktur dalam ruang lingkup wilayah dan Negara.
Dalam bentuk ini president direktur sudah membagi direktur di tiap
bagian-bagian wilayah. Tapi dalam ruang lingkup perusahan yang sama. Missal
coca cola memiliki banyak cabang di setiap Negara, misal Negara Indonesia
memiliki cabang coca cola dan di cabang tersebut juga memiliki bagian produksi,
pemasaran dan keuangan, di cabang Negara lain pun juga memiliki bagian yang
sama.
Manajemen perkantoran harus bisa tersusun agar
kegiatan yang direncanakan bisa berjalan sesuai yang diinginkan. Biasanya
berkaitan dengan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor biasanya banyak sekali
pembagian pekerjaan, yakni bagian mengetik, menghitung, memeriksa, menyimpan
arsip, menelpon, menggandakan, menirim surat dan lain-lain. Dengan pembagian
diatas akan membuat pekerjaan yang dilakukan tidak tumpang tindih.
Tidak semua perusahaan memilih orang-orang
sebagai personel di dalam kantornya. Karena seorang personel harus memiliki
syarat-syarat yang harus dipenuhi sebagai personel kantor. Yakni:
1. Syarat pengetahuan
Seorang personel harus memiliki sebuah pengetahuan, terutama pengetahuan
tentang pekerjaan yang di jalaninnya. Tidak hanya itu, personel kantor juga
harus bisa lancar dalam berbahasa Indonesia dan juga bisa berbahasa inggris
walaupun tidak lancar.
2. Syarat keterampilan
Seorang personel di haruskan memiliki keterampilan yaitu keterampilan
menulis dan membaca yang benar, karena merupakan dasar dari pekerjaan di
kantor.
3. Syarat kepribadian
Setiap kepribadian yang di miliki oleh anggota personel kantor
berbeda-beda, dengan adanya perbedaan kepribadian maka kreativitas yang
dihasilkan pun berbeda-beda. Jadi biasanya kretivitas yang dihasilkan selalu
dhargai oleh perusahaan di tempat dia bekerja.
4. Dll
Tidak ada komentar:
Posting Komentar