PENDAHULUAN
A.
Latarbelakang
Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen
yang sangat berperan penting dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif
dan efesien. Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi bisa mengoptimalkan
efesiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain.
Fungsi ini didefinisikan oleh Robbins sebagai aktivitas yang menentukan tugas
apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut
dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan dilaporkan hasilnya, dan
dimana keputusan mengenai hal tersebut dibuat. Semua aktivitas tersebut
termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain
struktur organisasisebuah perusahaan.
Dewasa ini, prinsip pengorganisasian, yang digunakan manajer
berasal dari berbagai teori manajemen yang telah berkembang dalam seratus tahun
terakhir. Prinsip ini memberikan petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain
beberapa aktivitas perusahaan untuk memandu pencapaian. Sehingga keorganisasian
perkantoran semakin lama akan semakin berkembang dari Tahun ke tahun. Hal
tersebut terjadi karena banyaknya civitas muda yang semakin berkembang.
Dalam hal ini akan lebih lanjut diperinci dengan prinsip-prinsip
organisasi, struktur organisasi, merancang menganalisis dan mendeskripsikan
pekerjaan, serta sekretaris atau kesekretariatan. Yang semuanya itu sangat
urgen sekali dalam pembahasan organisasi perkantoran. Dan selanjutnya untuk lebih jelasnya akan
dibahas di bab berikutnya.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Organisasi dan Perkantoran
Ada banyak
macam organisasi dan banyak pula rumusan tentang pengertian “organisasi”.
Namun, secara sederhana dapat dikatakan bahwa organisasi adalah suatu system kerja sama di antara sekelompok
orang demi mencapai tujuan yang disepakati bersama[1].
Tapi ada
pengertian lain tentang organisasi Sedangkan Matthias Aroef mengemukakan bahwa
suatu organisasi terjadi apabila
sekelompok orang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuannya. Sejalan dengan
itu Pfiffiner dan Sherwood memberikan definisi organisasi sebagai suatu pola dari cara-cara dalam mana
sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan terikat
dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang lainnya
secara sadar, menetapkan dan mencapai
tujuan yang telah ditetapkan semula
secara sistematis.
Adapun Allen
berpendapat bahwa organisasi adalah suatu proses identifikasi dan pembentukan
serta pengelompokan kerja,
mendefinisikan dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan
menetapkan hubungan-hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang
bekerja sama secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan[2].
Sementara itu,
Stacey (1996) berdasarkan hasil penelitiannya menyimpulkan bahwa setiap
organisasi yang dibentuk oleh manusia merupakan jaringan orang-orang, yang
berfungsi sebagai agen-agen individu dan berinteraksi satu sama lain secara
internal dalam suatu organisasi. Di samping itu, mereka juga berinteraksi
secara eksternal dengan agen-agen lain dari organisasi yang berbeda[3].
Definisi
Kantor: Kantor (dari bahasa Belanda kantoor)[4] adalah sebutan
untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi kepada dua jenis; kantor
yang terbesar dan terpenting biasanya dijadikan kantor pusat, sedangkan
kantor-kantor lainnya dinamakan kantor cabang.
B.
Prinsip
Organisasi
Prinsip
organisasi merupakan hal yang terpenting bagi suatu perusahaan atau organisasi.
Prinsip akan menghasilkan keefisienan dalam penggunaan sumber daya perusahaan,
khususnya sumber daya manusia dan keuangan. Menurut Robbons (2003), Gitlow
(2001), dan Cortada (2001), ada 6 prinsip yang harus diperhatikan dalam
mendesain struktur organisasi:
1.
Spesialisasi
Pekerjaan
Hal ini
didefinisikan sebagai derajat di mana derajat dalam organisasi dibagi menjadi
beberapa pekerjaan. Spesialisasi menjadi terkenal setelah pada awal abad 20
Henry Ford berhasil mengimplementasikan spesialisasi pada assembly line ford
model T dan menjadi best seller pada masanya. Melalui pembagian tugas yang
spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai, sehingga ford dapat
menawarkan harga mobil jauh lebih murah dibandingkan produsen mobil lain. Sejak
saat itu, spesialisasi menjadi standar bagi dunia industry di seluruh dunia,
terutama pekerjaan yang hanya memerlukan skill rendah.
Pengulangan
tugas yang serupa dengan rentang waktu yang lama akan meningkatkan tingkat
produktifitas dan efisiensi sebuah pekerjaan. Namun di sisi lain, hal ini juga
akan meningkatkan rasa bosan, stress, kualitas pekerjaan rendah, meningkatnya
tingkat mangkir dari kerja. Jika dikalkulasi, hal tersebut akan mereduksi
manfaat yang dijanjikan dari penerapan spesialisasi pekerjaan. Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yang memberikan
kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir aau menempatkannya
dalam sebuah tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill, terbukti dapat
meningkatkan produktivitas seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan.
Seorang manajer administrasi harus dapat menentukan pekerjaan mana yang
harus dispesialisasi dalam rentang waktu yang ditetapkan, untuk menghindari
dampak negatif dari penerapan spesialisasi pekerjaan.
- Departementalisasi
Unsur ini merupakan dampak dari spesialisasi pekerjaan, dengan
mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam satu departemen. Misalnya, fungsi
administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dikelompokkan pada devisi
keuangan ataupun semua pekerjaan yang berkaitan dengan penjualan dapat
digabungkan dengan departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering digunakan
untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan.
Tugas dapat dikelompokkan berdasarkan produk yang dihasilkan perusahaan.
Sebagai contoh, Indofood Group mengelompokkan produksi yang berkaitan dengan
makanan instan (Indomie, Supermie, Sarimie, ataupun Kecap Bangau) dalam PT.
Indofood Sukses Makmur. Hal ini meningkatkan akuntabilitas pada kinerja sebuah
produk, karena aktifitas yang berkaitan dengan produk yang serupa (makanan) di
bawah koordinasi perusahaan atau manajer yang sama.
Kategori lain dalam departementalisasi adalah kategori wilayah atau geografi.
Perusahaan yang mempunyai target market regional, nasional, maupun
internasional biasanya memiih jenis ini. Microsoft dan perusahaan multinasional
yang lain biasanya menempatkan seorang country manager yang bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan semua fungsi perusahaan di suatu negara. Kategori lain
adalah berdasar pelanggan yang dilayani sebuah perusahaan. Hal ini dapat
dilihat dari sebuah bank yang mengelompokkan pelayanan kredit berdasarkan
banyak sedikitnya uang yang ditempatkan. Nasabah eksklusif yang tabungannya di
atas 1 millyar rupiah harus berbeda dengan nasabah yang tabungannya di bawah 50
juta.
Organisasi di lapangan sangat jarang menggunakan 1 kategori, minimal 2
kategori digunakan dalam pengorganisasian operasi perusahaan.
- Rantai Komando
Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan
dilaporkan. Hal ini juga dapat diperluas dengan pertanyaan “kepada siapa saya
harus bertanggung jawab dan kepada siapa saya harus berkonsultasi jika terdapat
masalah dalam pekerjaan?”. Ada dua unsur penting dalam menjelaskan rantai
komando, yaitu otoritas dan kesatuan perintah. Menurut Robbins (2003), otoritas
merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas dan
mengharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalani. Untuk menjaga agar
dapat dijalankan, perlu kesatuan perintah yang mensyaratkan idealnya seseorang
hanya mempunyai seorang atasan. Di mana dia dapat melaporkan dan mempertanggung
jawabkan hasil pekerjaannya.
Namun, seiring dengan berkembangnya tegnologi, prinsip rantai komando,
otorias dengan kesatuan perintahnya menjadi kurang relevan. Staf dapat
menggunakan email untuk berkomunikasi dengan CEO atau direktur yang lain tanpa
melalui supervisornya. Di sisi lain ada tuntutan agar staf lebih mandiri dalam
pengambilan keputusan. Hal inilah yang menjadikan konsep tim cukup relevan dan
diimplementasikan di sebagian besar organisasi. Untuk organisasi semacam
militer ataupun organisasi pemerintahan, unsur rantai komando masih menjadi
standar dalam penyusunan struktur organisasi.
- Rentang Pengawasan
Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara
efisien dan efektif oleh seorang manajer. Ada dua isu strategis yang bekaitan
dengan unsur ini, yaitu apakah menggunakan rentang pengawasan yang besar (dalam
struktur organisasi vertikal) atau lebar (dalam struktur organisasi
horizontal). Siekman (2000) menyebutkan bahwa dengan menggunakan rentang
pengawasan yang besar akan menjadikan manajer dapat mengawasi bawahannya lebih
dekat, dan memberikan feedback lebih sering dibandingkan rentang pengawasan
yang lebar. Namun Robbins (2003) berargumen bahwa hal tersebut akan
meningkatkan biaya staf, karena menambah jumlah manajer atau supervisor dan
membuat pengambilan kepputusan berjalan lambat. Hal tersebut membuat rentang
pengawasan yang lebar menjadi lebih banyak diimplementasikan diberbagai
organisasi (Hammer dan Champy; 1993) dengan manfaat fleksibilitas yang
meningkat serta dapat memberdayakan karyawan melalui kemandirian yang
diberikannya.
- Sentralisasi dan Desentralisasi
Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam
organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pemimpin atau kantor
pusat, dapat dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan
sentralisasi dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi. Robbins (2003)
mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat di mana pembuatan keputusan
dipusatkan pada beberapa jabatan di perusahaan. Menurut Gomez Mejia, Balkin,
dan Cardy (2004) desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wewenang
dalam pengambilan keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi
terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan menggunakan
desentralisasi, tindakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan
masalah, lebih banyak orang yang terlibat di dalamnya, dan menjadikan karyawan
lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi. Dewasa ini tren penggunaan
desentralisasi menjadi luas karena beberapa manfaat di atas. Hal inilah yang
mendasari penerbitan Undang Undang Otonomi Daerah Nomor 25 tahun 1999, karena
pemerintah Republik Indonesia menyadari bahwa pemerintah daerah lebih dekat
dengan permasalahan daerahnya masing-masing yang tentunya memahami dan
mengetahui lebih baik kondisi daerahnya dibandingkan pemerintah pusat.
- Formalisasi
Unsur ini didefinisikan oleh Gomes-Meiji dkk (2004) sebagai dokumen
tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan
dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika
pekerjaan yang ada sudah diformalisasikan, akan diketahui pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara
menyelesaikannya. Biasanya hal ini lebih tepat diterapkan dalam organisasi yang
telah mapan, namun untuk organisasi yang mengedepankan inovasi dan kreatifitas
sebagai standart ukurannya, biasanya tidak memformalisasikan pekerjaannya
terutama untuk karyawan R&D nya. Namun untuk staf administrasi dengan jenis
pekerjaan yang relatif berulang-ulang, formalisasi akan diterapkan sebagai alat
kontrol atas penerapan administrasi yang baik.
C.
Struktur Organisasi
Agar suatu
system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas,
kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di dalamnya. Pembagian
kerja dan penentuan tanggung jawab/wewenang ini menciptakan struktur
organisasi. Dengan kata lain, struktur organisasi adalah susunan dan hubungan
antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil
dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam
struktur yang sederhana,misalnya dengan satu pemimpin dan beberapa bawahan.
Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan
beberapa anak perusahan tentunya merupakan struktur yang lebih rumit.
Satu struktur
oraganisasi memerinci pembagian aktivitas kerja dan kaitkan satu sama lain.
Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi juga menunjukkan tingkat
spesialisasi aktivitas kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi
yang jelas dan mapan memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan
organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti.
Struktur
organisasi ditentukan dengan memperhatikan beberapa hal yang penting, yakni spesialisasi (berbeda jenis
pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tangung jawabnya), standardisasi (perlu ada suatu prosedur yang baku atau teratur
untuk aktivitas tertentu), koordinasi (perlu
ditentukan mekanisme kerja sama diantara tiap bagian, mekanisme pengambilan keputusan (yaitu dengan pemusatan wewenang
pada stu pimpinan pusat (sentralisasi) atau dengan pembagian wewenang tertentu
kepada tiap-tiap bagian (desentralisasi)), serta unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis
pekerjaan).
Dibawah ini
akan dibahas struktur organisasi berdasarkan departementasi, struktur modern
dan organisasi informal dalam perusahaan.
1.
Departementasi (fungsional, produk, wilayah)
Pembahasan
mengenai struktur organisasi berdasarkan departementasi akan dibagi dalam tiga
bagian. Dimana bagian ketiga ini cukup banyak digunakan dalam dunia perusahaan
bisnis.
Fungsional
paling banyak digunakan, khususnya pada perusahaan-perusahaan menengah kebawah.
Kata lain dari struktur organisasi fungsional adalah organisasi lini dan staf.
Dibawah akan dibahas tentang struktur organisasi lini, staf dan lini-staf:
a.
Organisasi Lini
Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk organisasi yang
paling sederhana. Cirri utama organisasi ini adalah jabatan-jabatan yang
tercantum didalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Dalam
organisasi ini presiden direktur menangani seluruh masalah baik itu menyangkut
produksi, penjualan, keuangan ataupun personalia. Organisasi lini banyak
digunakan pada perusahaan-perusahaan kecil dan prinsip-prinsip pembentuk
struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini
disebut juga organisasi tradisional atau klasik[5].
Kelebihan
struktur garis. Karyawan
lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya,
karena struktur ini sederhana dan mudah dimengerti. Struktur ini juga
menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena tidak ada
halangan birokrasi[6].
Kekurangan
struktur garis. Kekurangan
terbesar struktur ini adalah kurang fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi
yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks. Hal
ini menjadikan manajer harus mengerjakan beberapa aktivitas khusus sendiri
karena tidak adanya staf tambahan. Ketika tugas manajerial berkembang, beberapa
tugas harus didelegasikan. Sayangnya, struktur ini juga sering gagal memberikan
pengganti personel manajerial yang sesuai karena pada beberapa kasus, tugas
karyawan yang terbatas sejak awal menghalangi mereka mendapatkan pengalaman
yang dibutuhkan untuk meningkat ke posisi manajerial[7].
b.
Organisasi Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi
lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orang-orang operasional dan lebih
bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat
spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini[8].
Kelebihan
struktur garis (lini) dan staf.
Kelebihan utama struktur ini adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus
yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Jadi, manajer pada posisi garis
mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung
pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas
dari personel staf dapat memudahkan mereka untuk melaksanakan dan menyelesaikan
proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum. Tentunya hal ini akan sulit kita
jumpai pada struktur garis yang murni. Dan sebagian besar pengalaman sebagai
staf merupakan persiapan menuju posisi garis[9].
Kekurangan
struktur garis dan staf. Konflik antara
karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Misalnya, karena
karyawan staf terlalu mendominasi sering kali karyawan posisi garis
menghiraukan masukan mereka. Pada beberapa instansi kita temukan fenomena
karyawan staf “mengambil” wewenang posisi garis. Hal ini mengakibatkan beberapa
manajer mengurangi “privilege” dari staf ahli, yang menghalangi perkembangan
hubungan kerja antara posisi garis dan staf[10].
Pada organisasi lini dan staf beberapa beban presiden direktur
dibagi kepada beberapa spesialis (manajer/direktur penjualan, manajer pabrik,
dsb). Tetapi mereka tetap melapor kepada presdir yang tetap memikul tanggung
jawab keseluruhan atas operasi usaha. Bagan organisasi lini staf yang
disederhanakan dapat dilihat dari gambar diatas.
c.
Departementasi Produk
Mengingat makin berkembangnnya suatu perusahaan pada beberapa
produk, baik produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali, maka
perusahaan tersebut memerlukan suatu penyesuaian/ perkembangan terhadap
struktur organisasi, karena tidak memadahi lagi dengan hanya menggunakan
struktur organisasi fungsional[11].
Kelebihan
struktur produk. Struktur ini
memungkinkan beberapa devisi untuk mengembangkan proses dan prosedur yang
dianggap baik untuk mereka. Katika struktur alternative digunakan seperti garis
dan staf, proses dan prosedur akan terstandardisasi dalam keseluruhan
perusahaan. Adapun aktivitas yang lain dapat di koordinasikan tersendiri oleh
tiap devisi tanpa pengawasan langsung dari kantor pusat[12].
Kekurangan
struktur produk. Dengan
dimungkinkannya tiap devisi untuk berjalan dengan cara masing-masing
dibandingkan struktur lain, hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa
devisi dalam mencapai tujuan perusahaan. Lebih jauh, masalah yang dihadapi oleh
beberapa devisi mungkin akan dirasakan perusahaan secara keseluruhan[13].
d.
Struktur Komite
Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite merupakan
salah satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi utama pada
kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi manajerial, dimana yang
lainnya hanyalah sebagai penasihat. Struktur perusahaan dengan tipe ini cocok
digunakan untuk menjembatani tiga struktur yang telah dijelaskan sebelumnya.
Meskipun beberapa struktur komite dalam perusahaan terus berjalan, struktur
komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya[14].
Kelebihan
struktur komite. Rekomendasi
yang diberikan komite kadang kala diterima lebih baik dari pada yang dibuat
oleh individu atau bawahan yang terdapat
dalam wewenang garis. Hal ini mungkin disebabkan conflict of interest dari anggota komite dapat dikatakan lebih
minim dibandingkan “orang dalam” organisasi. Sebagai tambahan, pandangan yang
luas dan beragam dari anggota komite memperluas rekomendasi mereka dan
meningkatkan penerimaan dari yang lain, sehingga meningkatkan validitas
rekomendasi tersebut. Penggunaan struktur komite juga mengurangi resiko membuat
keputusan yang salah[15].
Kekurangan
struktur komite. komite sring
kali dikritik karena membutuhkan waktu yang lama untuk berfungsi dengan baik.
Tidak semua komite sama produktifnya. Khususnya yang di dominasi oleh beberapa
individu.
e.
Departemen Wilayah
Pembentukan struktur organisasi departementasi/divisional wilayah
sangat diperlukan pada usaha yang beroperasi tersebar di berbagai wilayah baik
pada beberapa Negara, propinsi, maupun daerah. Tujuan terbentuk organisasi ini
dalam rangka meningkatkan pangsa pasar produk-produk mereka. Struktur
organisasi wilayah umumnya digunakan oleh usaha perbankan, perdagangan,
asuransi, dan sebagainnya. Bentuk struktur dapat dilihat sebagai berikut[16].
D.
Manajemen Perkantoran
Berdasarkan pemahaman mengenai organisasi dan manajemen secara
umum, kini dapatlah dikatakan bahwa manajemen perkantoran adalah proses kerja
sama didalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan
sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan,
pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan)
1.
Pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor atau tata usaha sering juga disebut paper work (pekerjaan kertas) atau clerical work (pekerjaan tulis menulis)
karena sebagian besar pekerjaannya berupa tulis menulis atau berkaitan dengan
kertas. Namun, secara luas pekerjaan kantor adalah rangkaian kegiatan
menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan
yang diperlukan dalam organisasi. Keterangan-keterangan itu mencakup
surat-surat, dokumen, keputusan yang pernah diambil, agenda bekerja, perintah,
laporan, prosedur kerja, data karyawan, investarisasi kekayaan organisasi, dan
sebaginya[17].
Peranan pekerjaan kantor antara lain menyediakan
keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat
keputusan yang tepat serta melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi
dalam keseluruhan.
Pekerjaan biasanya merupakan akibat dari kegiatan pokok (operatif)
organisasi. Misalnya, sebuah perusahaan susu mempunyai kegiatan pokok mengolah
susu segar menjadi susu bubuk. Dalam menjalankan kegiatan pokok tersebut dengan
sendirinya perusahaan ini harus menerima pesanan konsumen, mencatat bahan baku
yang dibelinya, menghitung produk yang dihasilkan, mendata jam kerja karyawan,
membuat akta pendirian perusahaan, mengurus perizinan usaha, menghitung dam
membayar pajak, dan sebagainya yang semuanya melibatkan pekerjaan kantor.
Salah satu cirri pekerjaan kantor memang bersifat pelayanan,
artinya dilakukan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain. Cirri
lainnya adalah berkaitan dengan seluruh unsure organisasi, dan bahkan dilakukan
oleh semua pihak didalam organisasi. Misalnya, seorang manajer yang menyimpan
surat perintah rahasia dari atasannya sebenarnya melakukan tugas pengarsipan.
Semua karyawan yang mengisi kartu presensi ketika masuk kantor sebenarnya juga
melakukan sebagian pekerjaan tata usaha.
Jenis-jenis pekerjaan yang dicakup dalam pekerjaan kantor antara
lain meliputi pengolahan arsip dan investarisasi, komunikasi internal dan
eksternal, tata usaha perlengkapan, tata usaha keuangan, tata usaha
kepegawaian, dan penataan ruang kantor. Semua itu bisa dilakukan oleh satu unit
tersendiri (misalnya manajemen kantor) atau dibagi-bagi kedalam beberapa unit.
Bahkan dalam organisasi yang kecil tidak jarang semua pekerjaan itu dilimpahkan
kepada seorang saja. Misalnya sekertaris.
Menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh George Terry, pada
umumnya waktu kerja didalam sebuah kantor dipergunakan untuk tujuh macam
kegiatan dengan perbandingan sebagai berikut:
a.
Mengetik 24,60%
b.
Menghitung 19,50%
c.
Memeriksa 12,30%
d.
Menyimpan arsip 10,30%
e.
Menelpon 8,80%
f.
Menggandakan 6,40%
g.
Mengirim surat 5,50%
h.
Lain-lain 12,70%
E.
Personel kantor
Orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel
kantor. Sama seperti orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang
sama, personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa
latin apparatus berarti alat) atau
sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi. Kehususan personel kantor adalah
bahwa ia mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya
keseluruhan organisasi.
1.
Tugas dan tanggung jawab personel kantor
Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan
tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil
bias jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja,
sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat,
mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan,
menerima tamu, dan sebaginnya. Sebaliknya, dalam sebuah organisasi yang besar
mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim
personel masing-masing yang dimiliki tugas dan tanggung jawab berbeda-beda
pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum, dapatlah
disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut[18]:
a.
Kepala kantor
bertanggung jawab atas beresnya penyelanggaraan seluruh pekerjaan kantor.
Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antara
seluruh personel kantor, mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja
para personel, mengurus pemenuhan perlengkapan-perlengkapan kantor sesuai
kebutuhan, dan sebagainya.
b.
Petugas arsip
bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua saurat masuk dan
keluar.
c.
Pembuat surat
bertanggung jawab tas pembuatan konsep
surat keluar.
d.
Penerima tamu
bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu dan menerima telpon.
e.
Petugas
keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengolaan kas dan pembukuan secara
cermat.
2.
Syarat-syarat personel kantor
Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan
bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor
adalah sebagai berikut[19]:
a.
Syarat
pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi
berdasarkan criteria tertentu. Ia perlu menguasai matematika sederhana, tata
cara bahasa Indonesia, dan sebaiknya bahasa inggris secukupnya. Syarat
pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal
pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP,
SMU, SMK, diploma, atau sarjana.
b.
Syarat
keterampilan
Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis
dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah
mengetik. Dengan berkembangnya teknologi, kemampuan menggunakan aplikasi
computer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolahan data.
Selain itu, personel kantor harus perlu memilki kemampuan melaksanakan
pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau
prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.
c.
Syarat
kepribadian
Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan
tetapi, ada unsure-unsur sikap yang umum, yang idealnya dimiliki oleh personel
kantor, yakni loyalitas (kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaan), dapat
menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan
informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan, ketekunan dan kerajinan,
kerapian.
F.
Peran penting Manajer
Kantor dan Pengawas kantor
Manajer kantor
mempunyai tugas utama yaitu mengarahkan dan mengawasi kantor untuk mencapai
tujuan dan dalam waktu bersamaan tetap memberikan perhatian terhadap
aspek-aspek lainnya. Jadi tujuan administrasi atau fungsi kantor, dari manajer
kantor yaitu membantu manajer puncak agar mampu mengambil keputusan jangka
panjang dan membantu manajer bawahan agar mampu bekerja lebih efektif dan
efisien.
- Uraian pekerjaan untuk manajer kantor
Menurut
Mills (1984: 11), pekerjaan manajer kantor adalah[20]:
a) Menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan
secara efisien dan ekonomis
b) Menjamin ketersediaan sumber daya yang memadai
untuk memenuhi kebutuhan kantor perusahaan
c) Menyiapkan anggaran dan estimasi serta
memastikan bahwa prosedur ditetapkan untuk mengendalikan output dan pengeluaran
berdasarkan anggaran
d) Menegakkan sistem dan prosedur kantor guna
menjamin penyediaan informasi secara efisien sebagai dasar pengambilan
keputusan manajemen
e) Mengatur perekrutan, seleksi, dan prosedur
peletihan bagi personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa yang akan
datang
f) Menjamin suatu sistem komunikasi yang efektif
guna memenuhi kebutuhan pribadi dan operasional
g) Menegakkan dan mempertahankan sistem yang
formal dan informal untuk kepentingan konsultasi staf yang efektif dan menjamin
keselamatan, kesehatan dan kesejahteraan personel kantor
h) Mempertahankan sirkulasi kantor secara efisien
dengan definisi yang jelas dari tanggung jawab dan tugas bawahan serta
mempertahankan koordinasi dan kerjas sama antar staf
- Basic qualification bagi seorang office manager
Menurut The Liang Gie (1996:11), kecakapan dasar seorang manajer
kantor adalah:
a)
Kemampuan
pejabat pimpinan
b)
Latar belakang
praktek
c)
Latihan
manajerial
d)
Kemampuan
mengungkapkan diri
e)
Bersikap
terbuka
f)
Keingintahuan
g)
Kreatifitas
h)
Pertimbangan
sehat
i)
Kemampuan
menjual gagasan
j)
Kesabaran
k)
Pengendalian
emosi
l)
Kemampuan kerja
sama
Menurut
Moekijat (1997:4), seorang pengawas kantor adalah seseorang yang mengawasi
pekerjaan dari lain-lain orang yang mungkin menjadio bawahan dari seorang
manajer kantor. Adapaun tugas dari pengawas kantor adalah:
- Tugas pokok
- Member perintah untuk melaksanakan pekerjaan
- Mengawasi pegawai dalam mengawasi pekerjaannya
- Melatih pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik karena ujung tomabk organisasi adalah karyawan operasional
- Memelihara hubungan baik antar pegawai dengan bijaksana
- Tugas pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan
- Merencanakan pekerjaan tiap seksi/unit. Misalnya: perintah perhitungan gai harus selesai tiap tanggal 26 Maret tiap bulan
- Mengusahakan agar pekerjaan selesai tepat waktu sehingga dapat mengetahui tahapan berikutnya yang harus dilaksanakan
- Menjamin adanya ketelitian. Misalnya: pegawai mengetik dengan 10 jari dengan cepat dan tepat
- Mengoordinasikan pekerjaan dengan seksi lain
- Membagi pekerjaan secara adil atau serata mungkin
- Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan
- Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan
- Melatih bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik
- Mengembangkan latihan dengan sistem magang
- Mendelegasikan tanggung jawab dengan memberi kesempatan pada bawahan yang berbuat salah dengan catatan kesalahan tersebut masih ditolerir
- Mendamaikan perselisihan antar pegawai karena mempengaruhi produktifitas kerja
- Memelihara disiplin, memberi teguran, atau memberi pujian jika perlu
- Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan
- Meminta rekap daftar hadir karyawan pada tanggal sekian
- Bekerja dengan pengawas lain yang selevel
- Mengijinkan dan mendorong pertukaran pegawai
- Melaksanakan kebijakan perusahaan.
G. Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsiakan,
Pekerjaan
Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh
Gomes-Mezia, dkk (2004) sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam
tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan. Ada 3 hal penting
yang berpengaruh dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu analisis alur kerja
yang mendeskripsikan bagaimana sebagai input menambah nilai terhadap sebuah
pekerjaan, yang nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaaan lainnya. Yang kedua
adalah strategi bisnis yang di ambil dan bagaimana struktur organisasi yang
paling tepat dengan strategi tersebut[21].
Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan[22]:
1. Penyederhanaan pekerjaan, asumsi ini didasari
bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi lebih sederhana.
2. Pemekaran pekerjaaan, pendekatan ini menurut
Szilagyi dan Wallace dilakukan dengan memekarkan sebuah pekerjaan yang telah
dilakukan sebelumnya.
3. Perotasian pekerjaan. Pendekatan ini
dimungkinkan untuk merotasi karyawan di antara pekerjaan yang ada tanpa
mengubah sebuah alur pekerjaaan.
4. Memperkaya pekerjaan, pendekatan ini dilakukan
untuk membuat pekerjaan menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang
karyawan.
5. Desain pekerjaan berdasarkan Tim, pendekatan
ini dilakukan dengan memberi wewenang bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang
diberikan.
Setelah pekerjaan tersebut di rancang, rencana
berikutnya adalah analisis pekerjaan yang merupakan pengumpulan informasi yang
digunakan dalam membuat suatu keputusan tentang pekerjaan. Hal tersebut
dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari
pekerjaan tertentu. Dan biasanya dalam melakukan sebuah analisi pekerjaan itu
diahjukan beberapa pertanyaan yang diperlukan.
Sedangkan langkah terakhir adalah menuangkan
hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis
pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi
pekerjaan, ada 2 jenis diskripsi pekerjaan[23]:
1. Deskripsi pekerjaan secara khusus, yang
merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan.
2. Deskripsi pekerjaan secara umum yang mencakup
hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah
pekerjaan.
H. Sekretaris dan kesekretariatan
Salah satu devisi atau posisi yang selalu
terdapat dalam oragnisasi yang berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris
dan kesekretariatan. Peran seorang sekretaris tidak lagi hanya sebagai
pelaksana administrasi namun semakin berkembang dan memiliki posisi yang sangat
penting dalam menunjang keberhasilan seorang pemimpin dalam tugas administrasi
dan manejerial, dan kdan di kantor juga sebagai pusat informasi.
Sekretaris menurut Webster adalah seorang
pegawai yang yang memelihara warkat, melakukan kospondensi da tugas-tus
administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan,
atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan[24].
v
Jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek
yaitu[25]:
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab:
a. Sekretaris organisasi, seseorang yang memimpin
sekretariat dari suatu organisasi maupun instansi pemerintah.
b. Sekretaris pribadi, seseorang yang bertugas
membantu seseorang dalam tugas administrasi.
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja:
a. Sekretaris Yunior, yaitu sekretaris yang baru
bekerja sebagai sekretaris di suatu organisasi.
b. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang
mempunyai kemampuan dan pengalaman yang memadai dalam kapasitasnya sebagai
sekretaris.
3. Berdasarkan spesialisasi: di samping memiliki
kemampuan sebagai seorang sekretaris, mereka mempunyai keahlian tertentu yang
dibutuhkan suatu organisasi[26].
v
Menurut Sutarto, pada dasarnya tugas sekretaris dapat
dibagi dalam 5 bagian[27]:
1. Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja
pimpinan, menerima intruksi dari pemimipin, menangani surat-surat masuk dan
keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan
surat-surat yang bersifat rutin.
2. Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab
telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan
bertemu denag pemimpin, mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan
masukan, menyusun prioritas acara kerja sehari-hari.
3. Tugas keuangan, yaitu menangani urusan
keuangan pribadi pimpinan, misalnya penyimpangan uang, penarikan cek atau
pengambilan uang dari bank dan sebagainya, membayarkan rekening-rekening
pembayaran, pajak, sumbangan, dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena
tugas dari bagian keuangan), menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk
pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas Sosial, yaitu mengurus rumah tangga
kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan
selamat dan belasungkawa terhadap relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas insidentill, diantaranya menyiapkan
agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan, mewakili
pimpinan ke beberapa seminar bila pimpinan berhalangan
v
Ada 3 tahapan yang harus dilalui seorang sekretaris agar
berhasil dalam pekerjaannya[28].
1. Dependance, pada tahap awal seorang sekretaris
memiliki tingkat ketergantungan yang tinggi pada rekan kerja maupun
pimpinannya.
2. Independence, seiring dengan Adaptabilitas dan
fleksibilitas terhadap ruang lingkup pekerjaannya, sekretaris semakin mampu
memahami dan melaksanakan tugasnya.
3. Interpendence, pada tahap ini sekretaris sudah
memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang lebih konstrutif dengan merasa
ikut memiliki perusahaan, memahami segala sesuatu yang menyangkut kepentingan
perusahaan, dan menjalin keterikatan kerja dengan bagian lain.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Menurut Robbons
(2003), Gitlow (2001), dan Cortada (2001), ada 6 prinsip yang harus
diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi:
1. Spesialisasi pekerjan
2. Departementalisasi
3. Rantai komando
4. Rentang pengawasan
5. Sentralisasi dan desentralisasi
6. Formalisasi
Struktur dalam organisasi memiliki macam-macam bentuk,
mulai dari di bidang organisasi perkantoran/perusahaan sederhana dan sampai
yang lebih luas. Ini disesuaikan berdasarkan banyaknya anggota, itu terdiri
dari
1. Organisasi lini (garis lurus)
2. Organisasi lini dan staf
3. Departementasi produk
4. Komite
5. Wilayah
Di setiap personel mempunyai tugas dan tanggung jawab sendiri berdasarkan
jabatannya, mulai dari kepala kantor sampai pemegang keuangan. Ini dilakukan
demi melancarkan jalannya perusahaan/kantor. Tapi hanya dua tugas yang paling
penting yakni manajer kantor dan pengawas kantor.
Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomes-Mezia, dkk (2004) sebagai
proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk
melakukan sebuah pekerjaan. Ada 3 hal penting yang berpengaruh dalam merancang
sebuah pekerjaan, yaitu analisis alur kerja yang mendeskripsikan bagaimana
sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan, yang nantinya akan
dilanjutkan oleh pekerjaaan lainnya. Yang kedua adalah strategi bisnis yang di
ambil dan bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi
tersebut
Sekretaris menurut Webster adalah seorang pegawai yang yang memelihara
warkat, melakukan kospondensi da tugas-tus administrasi lainnya, juga pegawai
yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu
departemen pemerintahan
Menurut Sutarto, pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi dalam 5
bagian:
1. Tugas perkantoran
2. Tugas resepsionis
3. Tugas keuangan
4. Tugas Sosial
5. Tugas insidentill
Ada 3 tahapan yang harus dilalui seorang sekretaris agar berhasil dalam
pekerjaannya.
1. Dependance
2. Independence
3. Interpendence
DAFTAR PUSTAKA
Hutapea, Parulian dan Nurianna Thoha. 2008. Kompetensi Plus Teori, Desain,
Kasus, dan Penerapan untuk HR dan Organisasi yang Dinamis. (Jakarta: PT.Gramedia
Pustaka Utama)
Rahman, Hasanuddin. 2004. Manajemen
fit & proper test.(Yogyakarta:Pustaka Widyatama).
Suparjati dkk. 2000. Tata
Usaha dan Kearsipan. (Yogyakarta:Kanisius).
zaharudin, Harmaizar. 2006. Menggali
Potensi Wirausaha. (Bekasi: CV.Dian Anugrah Prakasa)
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern. (Jakarta: Erlangga)
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi
Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius)
[1] Suparjati, dkk,Tata Usaha dan Kearsipan,(Yogyakarta:Kanisius,2000)hlm.1
[2] Hasanuddin Rahman,Manajemen fit & proper test.(Yogyakarta:Pustaka
Widyatama,2004). Hlm. 12
[3] Parulian Hutapea dan Nurianna
Thoha, Kompetensi Plus Teori, Desain,
Kasus, dan Penerapan untuk HR dan Organisasi yang Dinamis,(Jakarta:PT.Gramedia
Pustaka Utama,2008).Hlm.57
[4] http://id.wikipedia.org/wiki/Kantor
[5] Harmaizar Zaharuddin,Menggali Potensi Wirausaha,(Bekasi:CV.Dian
Anugrah Prakasa,2006)hlm.172
[6] Badri Munir Sukoco,Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,(Jakarta:Erlangga,2007)hlm.18
[7] Ibid,hlm.18
[8] Harmaizar Zaharuddin ,Ibid,hlm.173
[9] Badri Munir Sukoco,ibid,hlm.18
[10] Ibid,hlm.19
[11] Harmaizar Zaharuddin ,Ibid,hlm.174
[12] Badri Munir Sukoco,ibid,hlm.20
[13] Ibid,hlm.21
[14] Ibid,hlm.21
[15] Ibid,hlm.21
[16] Harmaizar Zaharuddin,ibid,hlm175
[17] Suparjati, dkk,ibid,hlm.4
[18] Ibid,hlm.7
[19] Ibid,hlm.7-8
[20] Ida Nuraida, SE, Manajemen
Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: 2008, Kanisius), hlm. 12
[21] Badri Munir
Sukoco, Manajemen Administrasiv dan Perkantoran Modern, 2002, (jakarta: Erlangga), hal. 23
Tidak ada komentar:
Posting Komentar